Tijd

 Ik schrijf deze blog net voor mijn vakantie en aan het eind van mijn vakantie wordt deze automatisch geplaatst. Lang leve de automatisering! Ik ga dan wel niet op vakantie, maar neem wel bewust een maand vrij in augustus. Een maand waarin ik niets “moet”. Dat ik tijd heb om De Hoefslag te lezen, maar ook eindelijk tijd heb om na te denken over hoe mijn leven eruit ziet en wat ik nu écht wil. Ik geloof namelijk dat als je iets wilt, dat het je kan lukken, maar dan moet je natuurlijk wel eerst weten wat je wilt. 

Voor veel ondernemers is tijd een probleem. Genoeg tijd voor de kinderen, genoeg tijd voor de paarden en het liefste ook nog tijd voor jezelf. Het mooie van tijd is dat iedereen evenveel tijd heeft op een dag. Er is niets zo eerlijk verdeeld als tijd en toch heb je mensen die het altijd druk hebben en mensen die zich vervelen. Als je meer tijd wilt, dan heb je vaak geld nodig. Geld om dingen uit te besteden en daardoor meer tijd terug te krijgen. Zoals je kan merken een zeer interessant onderwerp, dus de hoogste tijd voor een blog over tijd!

Zeven tips voor meer tijd

Laten we lekker praktisch beginnen met zeven handige tips hoe je nú al aan meer tijd kan komen.

1. Stel prioriteiten
2. Maak een planning
3. Zeg vaker nee
4. Vermijd afleidingen
5. Leer delegeren
6. Automatiseer zoveel mogelijk
7. Wees realistisch

Uiteraard licht ik deze even toe. 

Stel prioriteiten 

 Vaak is onze to-do-lijst zo lang dat we simpelweg niet meer weten waar te beginnen. En om het wat overzichtelijker te maken hebben we vaak ook nog meerdere to-do lijsten. 

Als je totaal geen overzicht meer hebt, doe dan het volgende:

Plaats alle to-do’s op één lijst en pak drie kleuren markeerstiften: groen, rood en oranje.

• Groen: dit moet je echt zelf doen én deze to-do draagt bij aan mijn doelen.
• Oranje: dit moet wel gebeuren, maar kan op een later moment en/of door iemand anders gedaan worden
• Rood: dit is overbodig, want dit draagt niet bij aan mijn doelen.

Ga nu door je to-do lijst heen en markeer alle doelen. De rode to-do’s kan je doorstrepen. Ben je nog niet zover, omdat je hier mogelijk in de toekomst wat mee wil? Maak dan een nieuw lijstje genaamd wensen én zet de to-do hier op. Zo vergeet je het niet, maar heeft het ook geen invloed meer op je agenda.

Maak een planning

Je hebt nu een hele lijst met groene to-do’s. Deze mag je gaan inplannen in je agenda, zodat je ze ook echt gaat doen. Daarnaast heb je natuurlijk je oranje lijst. Hierbij heb je drie keuzes:

• Je plant ze in
• Je delegeert ze
• Je verplaatst ze naar je wensenlijst

Ga je delegeren? Plan dan ook tijd in om dit aan een ander over te dragen.

LET OP! Zorg dat je ook genoeg pauzes en rustmomenten en reservetijd inplant. De reservetijd is voor to-do’s die toch langer bleken te duren en wanneer iets anders tussendoor komt. 

Leer nee zeggen

Dit is voor veel mensen moeilijker dan het lijkt! Alles is zo leuk en je wilt iedereen te vriend houden. Maar weet je wat? Als jij te veel verplichtingen hebt, dan is het grote kans dat je overbelast raakt, met als gevolg dat je helemaal niets meer kan doen. Hier heeft niemand wat aan!

Het is daarom superwaardevol om zo nu en dan nee te zeggen. Hierbij een paar voorbeelden:

• Nee, ik heb vakantie.
• Nee, ik heb momenteel een klantenstop.
• Nee, daar heb ik nu geen tijd voor, is …. ook een optie?

Nee hoeft niet iets definitiefs te betekenen, maar zorgt er wel voor dat jij lekkerder in je vel zit én daardoor een leuker persoon bent.

Vermijd afleidingen

Mark Tigchelaar zegt het zo mooi: “Als je wisselt ben je af!” In zijn boek Focus AAN/UIT vertelt hij hoe je meer gedaan krijgt in een wereld vol afleiding. Het lijkt namelijk vrij onschuldig om even een telefoontje tussendoor te plegen, een appje snel beantwoorden, paar minuutjes op Instagram, maar voor je het weet ben je uit je concentratie én duurt het steeds langer om terug in je concentratie te komen. Kortom, je bent veel langer bezig!

Dat is ook de reden dat ik bijna nooit mijn telefoon opneem én ik mensen altijd een gesprek laat inplannen in mijn agenda. Dit scheelt mij heel veel tijd, waardoor ik veel meer kan doen. Plus op het moment dat we dan bellen, dan ben ik ook niet afgeleid met allemaal andere dingen. Een win-win situatie.

WhatsApp daarentegen vind ik nooit een probleem. Op een ‘stil’ moment bijvoorbeeld tijdens het koken of pauze kan ik makkelijk wat antwoorden sturen. En mocht het dan toch nodig zijn om te bellen? Dan plannen we dit gewoon alsnog in. Superefficiënt als zeg ik het zelf.

Leer delegeren

“Wie kan dit het beste voor mij doen?” Dit is een hele mooie vraag die we onszelf veel te weinig stellen. Want tja, uitbesteden/delegeren kost nu eenmaal geld. Als ik nu in het geld zwom, dan kon ik dit altijd doen. Of nog zo’n mooie: “Niemand kan het zo goed als ik!”.

Gevolg? Je hebt het kneiterdruk en er is waarschijnlijk ook geen zicht op verbetering.

Oplossing! Zorg voor meer geld (verhoog bijvoorbeeld je prijzen) zodat je het wel kan uitbesteden. Denk ook gewoon praktisch na. Soms kan je bijvoorbeeld diensten wisselen. Bijvoorbeeld, wanneer jij een nieuwe website nodig hebt kan je een websitebouwer hulp aanbieden bij zijn/haar paard.

Natuurlijk  is iemand fulltime in dienst nemen een hele grote én vaak niet haalbare stap, maar een ZZP’er of een scholier kan best een paar uurtjes per week jou ondersteunen. En als het goed bevalt én financieel haalbaar is, dan kan je dit verhogen. Denk gewoon in kleine stapjes.

“Niemand kan het zo goed als ik!” is ook een heel herkenbare. Het is superspannend om iets uit te besteden, maar ik weet zeker dat er anderen beter zijn in bepaalde taken dan jij. Kan een VA (virtual assistent) niet beter jouw mails bijhouden dan jij? Kan een boekhouder jouw boekhouding niet beter doen dan jij? Kan een stalhulp niet beter mesten dan jij?

Wees eens eerlijk naar jezelf. Is het werkelijk waar dat jij overal de beste in bent? Is er echt niets wat je uit handen kan geven? Als je iets uit handen geeft wordt daardoor je leven leuker, want je hebt meer tijd.

Automatiseer zoveel mogelijk

Ik bén dol op automatiseren. Dit scheelt mij megaveel tijd! Alle terugkerende taken die nagenoeg hetzelfde zijn kan een computer vaak beter. Hierbij een aantal persoonlijke voorbeelden:

• Afspraken inplannen: dit loopt via Calendly én vervolgens is dit gekoppeld aan mijn digitale agenda én Mailblue (e-mail). Ik kan via Mailblue precies zien wanneer iemand iets heeft ingepland en automatisch na een bepaalde periode wordt er een mailtje gestuurd. Daarnaast kunnen klanten meteen in mijn agenda kijken of er een plekje is die uitkomt voor hen. 
• Online trainingen: dit kost me geen minuut tijd. Op het moment dat je een online training aanschaft, dan krijg je automatisch een factuur en toegang tot de online training. Dit kost me helemaal geen tijd.
• Social Media: dit loopt via Smarterqueue. Hierdoor plant én herhaalt hij posts automatisch. Hij kan zelfs als ik een blog plaats, deze automatisch delen op Social Media. Dit scheelt me heel veel tijd. Op deze manier loopt alles door, ook al ben ik zelf afwezig.

Zo zijn er nog veel meer mogelijkheden. Boekhoudsoftware wordt ook steeds makkelijker. Facturen maken via een app, bankgegevens die automatisch ingelezen worden, een foto maken van een bonnetje en uploaden in de app, inkoopfacturen doormailen, enzovoort. Het kost zowel jou als mij steeds minder tijd, want de software leest steeds meer alles automatisch in. Sterker nog! Ik geloof dat het simpelweg ‘boeken van facturen’ steeds minder tijd in beslag neemt en uiteindelijk volledig wordt overgenomen door computers. Wat blijft is het menselijke! Want wat staat er nu eigenlijk wat de computer heeft verwerkt? Hoe sta ik er financieel voor? Hoeveel belasting moet ik jaarlijks betalen? Het wordt steeds meer advies/uitleg, want dit blijft wel.

Wees realistisch

En dit is nogal een pijnlijke. Ik ben namelijk een expert in het willen wegwerken van megalange to-do lijsten in zeer weinig tijd. Soms lukt het ook, maar meestal blijkt de praktijk toch anders. Wat wel goed voor mij werkt is het volgende: mijn to-do lijst (in Asana) en mijn digitale agenda zijn sinds een paar weken gekoppeld. Hierdoor heb ik beter overzicht of de to-do lijst op de desbetreffende dag haalbaar is.

Daarnaast ga ik ook regelmatig kritisch door mijn lijsten heen om te kijken of ik dit wel allemaal zelf moet doen en/of het daadwerkelijk bijdraagt aan mijn doelen. Eén van mijn doelen is namelijk veel meer vrije tijd hebben.

Op het moment dat ik vrije tijd heb, dan kan ik gaan nadenken en komen de meest creatieve ideeën naar boven die ik dan ook direct kan uitwerken. Dit zorgt ervoor dat ik het ondernemerswelzijn nog sneller en beter kan verbeteren.

Verandering

Verandering en tijd gaan hand in hand. Sommige dingen veranderen heel snel. 50 jaar geleden had nog niemand een computer én nu is het bijzonder als je geen computer of laptop in huis hebt. 25 jaar geleden had je een fototoestel én een telefoon. Nu maak je standaard foto’s en filmpjes met je telefoon. Een aantal jaar geleden was je expert als je je vakinformatie deelde via internet. Nu is informatie niet meer zo bijzonder, want ChatGPT bevat sowieso veel meer informatie.

Vroeger moest je hard werken om veel geld te verdienen. Nu kan je door middel van online trainingen veel geld verdienen zonder hard te werken. De computer/automatisering doet immers het meeste werk.

Persoonlijk denk ik dat de verandering nog nooit zo hard is gegaan én er dus meer behoefte komt aan menselijk contact. In het echt samen komen, persoonlijke verhalen vertellen én meer focus op welzijn. Dus hoe zorg jij ervoor dat je je blij en tevreden voelt in je leven, oftewel echt gelukkig bent? En dat is precies, naast de boekhoudwerkzaamheden, waar ik me de komende tijd op ga focussen!

Houd mijn Instagram in de gaten voor de verhalen en bezoek één van mijn inspiratiedagen om samen te komen met andere hippische ondernemers.